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Text File  |  1990-12-26  |  6KB  |  96 lines
  1.  
  2.         Instructions on how to use the Automatic Backup procedures:
  3.  
  4. You access the program through 'GO.BAT',  not PROSPECT.EXE.   This 'GO.BAT' 
  5. file  will perform the backup automatically outside of the program once you 
  6. indicate your preference for a backup upon exiting the program.
  7.  
  8. Adopt  a  strategy for your backup  disks.   A  simple  two-disk,  rotating 
  9. procedure will save you grief later if you experience a hard drive crash.  
  10.  
  11. Format two disks and label them 'Backup 1' and 'Backup 2'.   Place a write-
  12. protect tab on 'Backup 2' and put that disk into your software vault.   Use 
  13. the other disk, 'Backup 1', for your routine automatic backups.  
  14.  
  15. Place the current backup disk into drive A.   When you exit the program, it 
  16. will ask you if you want to back it up.  At this point, enter a '1' without 
  17. an  'Enter'  to show acceptance.   The next screen will then display  'A:'.  
  18. Press  the 'Enter' key to accept that value.   At this point,  the  program 
  19. will  drop you into your subdirectory,  and the 'GO.BAT' file will  perform 
  20. the backup.
  21.  
  22. Let's  say that you backup the data on January 15.   the  backup  procedure 
  23. will create this file:
  24.                              0115ACS.ARC
  25.  
  26. The '01' stands for the month,  while '15' shows the day.  In this way, the 
  27. backup files will not overwrite each other on the backup disk.   When full, 
  28. the  backup  procedure  will tell you that 'for some  reason,  the  program 
  29. cannot  copy  over the file to the disk.'  At this point,  place  a  write-
  30. protect tab onto backup #1, format a second disk, label it 'Prospect Backup 
  31. #2',  use  it until full,  then swap the write-protect tab with Backup  #1, 
  32. reformat #1, and use it from scratch.
  33.  
  34. By  doing this,  you will always be alternating back and forth between  the 
  35. two backup disks as each becomes full.
  36.  
  37. Backup  your data frequently,  every two or three hours of new data  entry.  
  38. You  do  not have to check the backup disk to see if it is  becoming  full. 
  39. Once full, the backup procedure will show a message on the screen that 'for 
  40. some reason the procedure cannot copy the file over to the disk.'  When you 
  41. see that message, then you know the disk is full.
  42.     
  43. You  could make a mental note that the backup disk WITHOUT a  write-protect 
  44. tab is the 'Production Backup Disk'.   As it becomes full,  place a  write-
  45. protect tab on that disk and put it into the software vault.  Take the disk 
  46. that had the write-protect tab and remove it.   Then reformat that disk and 
  47. begin  using  it as the 'Production Backup Disk'.   You need not  keep  any 
  48. elaborate  lists of what data is on which disk.   As long as you see a disk 
  49. WITH  a  write  protect-tab,  you will know that this one  belongs  in  the 
  50. software vault.   The disk WITHOUT the write-protect tab is the 'Production 
  51. Backup Disk'.  
  52.  
  53. The data, by the way, is squeezed together on each date on which you make a 
  54. backup.   If,  for example,  you backed up data on September 15, 1986, then 
  55. you would observe this file on your backup disk:   0915ACS.ARC.   The  '09' 
  56. reflects the month of the backup, while the '15' shows you the date.  'ACS' 
  57. is  my company name,  while 'ARC' shows that this is an Archive file.   The 
  58. program  does  not perform an incremental backup.   Every 'ARC' file  is  a 
  59. self-contained  image  of  ALL the progam's data on  that  date.   Why  are 
  60. multiple  backups necessary?   Experience has shown that when a hard  drive 
  61. goes down,  its' controller is often bad PRIOR to the last backup.  If this 
  62. happens,  the  most  recent backup may be corrupted and you would  then  be 
  63. forced to use the backup prior to that one.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                      Retrieving your data later:
  68.                                                                            
  69. All  of  your  data  files will be saved  into  one  archive file  and date 
  70. 'stamped'   to   help   you  later in  determining which  of  the  archives  
  71. has  the most  recent data.    Let's say,  for example,  that the data  for 
  72. today was stored in this file:   
  73.  
  74.                             A:1109ACS.ARC              
  75.                                                                            
  76. The    first  two  letters  stand for the month,    while   the   last  
  77. two  identify   the   date during the month on which this backup   was  
  78. made.   Let's   say  that  you see  '0804ACS.ARC' on your  data  disk.   
  79. This   means  month  '8',    day  '4',   or  August  4.   If  you  saw 
  80. '1123ACS.ARC',  this file was  created  on month '11',   day '23',  or   
  81. December   23rd.     The purpose  for this numbering scheme is so that 
  82. you   can    have   multiple  back  up  files  on  one  disk,    space 
  83. permitting, and yet tell at a  glance which is the most recent one. 
  84.                                                                            
  85. Later on,   if you need to restore archived data,  enter a command  in 
  86. the form:    
  87.  
  88.                      ARCE A:1109ACS.ARC  /R
  89.  
  90. Use  the ARCE command on the archive file with the most current  date.  
  91. After  finishing  this,  make sure that delete all files   ending   in 
  92. 'NTX'  and  'MEM'  before  you execute 'GO'.    The  'NTX'  files  are 
  93. indexes  and  the 'MEM' file will force reinstallation of the program.  
  94.                                                                           
  95.  
  96.